Jak założyć dziennik budowy – procedura krok po kroku

Ten artykuł jest rozszerzeniem sekcji z artykułu: Dziennik budowy i dokumentacja wykonawcza

Dziennik budowy stanowi podstawowy dokument potwierdzający przebieg oraz jakość realizacji robót budowlanych. Jest wymagany na mocy przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz.U. 2023 poz. 682 z późn. zm.) dla większości inwestycji wymagających pozwolenia na budowę. Prawidłowe prowadzenie dziennika budowy jest kluczowe zarówno dla inwestora, jak i kierownika budowy, ponieważ dokument ten stanowi oficjalny zapis wszystkich istotnych zdarzeń, decyzji oraz kontroli na placu budowy.

Zgodnie z art. 45 ustawy Prawo budowlane, dziennik budowy jest wydawany przez właściwy organ administracji architektoniczno-budowlanej po uprawomocnieniu się decyzji o pozwoleniu na budowę. Jego prowadzenie jest obowiązkowe od momentu rozpoczęcia robót do ich zakończenia i odbioru. Niewłaściwe prowadzenie lub brak dziennika budowy może skutkować sankcjami administracyjnymi, a nawet wstrzymaniem robót.

Krok 1: Przygotowanie dokumentów

Założenie dziennika budowy wymaga zgromadzenia określonych dokumentów, które należy przedstawić w urzędzie.

Wymagane dokumenty:

• Decyzja o pozwoleniu na budowę (oryginał lub kopia z potwierdzeniem zgodności z oryginałem)
• Projekt budowlany zatwierdzony przez organ administracji architektoniczno-budowlanej
• Umowa z wykonawcą lub oświadczenie o samodzielnym wykonywaniu robót (w przypadku inwestora będącego osobą fizyczną)
• Wniosek o wydanie dziennika budowy (formularz dostępny w urzędzie lub online)
• Dowód opłaty skarbowej za wydanie dziennika budowy (opłata w 2026 r. wynosi 50 zł)

Procedura uzyskania dziennika budowy:

1. Zgromadzenie wszystkich wymaganych dokumentów.
2. Złożenie wniosku w starostwie powiatowym lub urzędzie miasta na prawach powiatu.
3. Oczekiwanie na wydanie dziennika – organ ma obowiązek wydać dokument niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych.

Krok 2: Wybór odpowiedniego dziennika

Na rynku dostępne są różne typy dzienników budowy, które różnią się formą oraz przeznaczeniem.

Rodzaje dzienników budowy:

• Tradycyjny dziennik budowy w formie papierowej (książka z ponumerowanymi i ostemplowanymi stronami)
• Elektroniczny dziennik budowy (EDB) – dostępny od 2023 r. za pośrednictwem platformy Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego

Porównanie typów dzienników budowy:

Typ dziennika	Forma	Zalety	Wady
Papierowy	Książka	Powszechnie akceptowany, prosty w obsłudze	Ryzyko uszkodzenia lub zagubienia
Elektroniczny (EDB)	Online	Dostępność zdalna, automatyczna archiwizacja	Wymaga dostępu do internetu, rejestracji

Wybór odpowiedniego dziennika zależy od preferencji inwestora oraz wymagań organu wydającego. W 2026 r. coraz więcej inwestycji korzysta z elektronicznego dziennika budowy, jednak forma papierowa pozostaje dopuszczalna.

Krok 3: Wypełnienie pierwszych stron

Po otrzymaniu dziennika budowy należy prawidłowo uzupełnić jego pierwsze strony, które zawierają podstawowe dane dotyczące inwestycji.

Dane wymagane na pierwszych stronach:

• Nazwa i rodzaj inwestycji (np. budowa budynku mieszkalnego jednorodzinnego)
• Adres budowy (dokładna lokalizacja działki ewidencyjnej)
• Dane inwestora (imię, nazwisko/nazwa firmy, adres, NIP)
• Dane wykonawcy (nazwa firmy, adres, NIP, numer uprawnień kierownika budowy)
• Numer i data wydania decyzji o pozwoleniu na budowę
• Nazwa i adres organu wydającego pozwolenie

W przypadku elektronicznego dziennika budowy, dane te wprowadza się w systemie EDB, a ich poprawność potwierdza się podpisem elektronicznym.

Krok 4: Zasady prowadzenia dziennika budowy

Prowadzenie dziennika budowy wymaga systematyczności i rzetelności. Każdy wpis powinien być czytelny, opatrzony datą oraz podpisem osoby dokonującej wpisu.

Zasady prowadzenia dziennika budowy:

1. Każdy wpis musi być dokonany w sposób trwały (długopis, nie ołówek).
2. Wpisy mogą dokonywać wyłącznie uprawnione osoby: kierownik budowy, inspektor nadzoru inwestorskiego, projektant sprawujący nadzór autorski, przedstawiciele organów kontrolnych.
3. Wpisy powinny dotyczyć:

• Postępu robót budowlanych (np. zakończenie fundamentów, rozpoczęcie montażu instalacji)
• Zdarzeń nadzwyczajnych (np. wypadki, przerwy technologiczne)
• Kontroli i odbiorów częściowych
• Poleceń i uwag organów nadzoru budowlanego

1. Wszelkie korekty należy nanosić w sposób czytelny, przekreślając błędny zapis i potwierdzając poprawkę podpisem oraz datą.

Częstotliwość wpisów:

• Wpisy powinny być dokonywane każdorazowo po zakończeniu istotnego etapu robót lub wystąpieniu zdarzenia mającego wpływ na przebieg budowy.

Krok 5: Przechowywanie dziennika

Dziennik budowy podlega szczególnym zasadom przechowywania zarówno w trakcie realizacji inwestycji, jak i po jej zakończeniu.

Zasady przechowywania:

• Dziennik budowy musi być stale dostępny na terenie budowy do wglądu organów kontrolnych.
• Po zakończeniu budowy i uzyskaniu pozwolenia na użytkowanie, dziennik budowy należy przechowywać przez okres co najmniej 10 lat (zgodnie z art. 60 ustawy Prawo budowlane).
• W przypadku elektronicznego dziennika budowy, archiwizacja odbywa się automatycznie w systemie EDB, a dostęp do dokumentacji jest możliwy przez cały wymagany okres.

Archiwizacja dokumentacji budowlanej:

• Oprócz dziennika budowy, inwestor zobowiązany jest do przechowywania pozostałej dokumentacji powykonawczej, w tym projektów, protokołów odbiorów i decyzji administracyjnych.

Podsumowanie

Dziennik budowy jest kluczowym dokumentem potwierdzającym prawidłowy przebieg realizacji inwestycji budowlanej. Jego założenie wymaga zgromadzenia odpowiednich dokumentów i wyboru właściwej formy dziennika. Prowadzenie dziennika budowy powinno być systematyczne, zgodne z przepisami i rzetelne, co pozwala uniknąć problemów podczas odbioru inwestycji oraz ewentualnych kontroli. Prawidłowa archiwizacja dziennika budowy oraz pozostałej dokumentacji budowlanej stanowi zabezpieczenie interesów inwestora na wiele lat po zakończeniu budowy.